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Produtividade: Veja Minhas Dicas Pessoais

Inventaram as máquinas e passaram a medir os humanos com a mesma régua. Pronto, falei. Está aí a origem de sermos obrigados a aumentar nossa produtividade todos os dias.

Não que ser mais produtivo seja algo ruim. Pelo contrário, é algo bom e muitas vezes possível, como veremos abaixo. Mas quem não entende a diferença entre homem e máquina tem expectativas delirantes:

  • a respeito da própria capacidade e se frustra, entrando em um círculo vicioso de baixa produção, e;
  • a respeito da capacidade dos outros e vira um chefe mesquinho, temido e odiado.

Então, nesse artigo, antes de apresentar minhas dicas pessoais para você alcançar uma eficiência superior na busca por seus objetivos, preciso lhe falar algo básico sobre produtividade “para seres humanos”.

Nossa produtividade varia ao longo do tempo

De um lado, temos períodos em que estamos doentes, ou desmotivados (é normal uma fase de falta de motivação, que só não pode durar todo o tempo), ou mesmo temos filhos e decidimos lhes dar toda a atenção. Do outro, temos também lampejos de empolgação, que aproveitamos para criar coisas fantásticas. Somos humanos, somos assim.

Então, não fique triste por não ser uma máquina que produz uniformemente X peças por minuto.

Se você tem chefe e ele lhe cobra em um período de baixa produtividade, faça 3 coisas:

  1. Justifique-se, dê suas razões;
  2. Lembre-o de quanto produziu há pouco tempo, quando estava em um pico de produtividade;
  3. Dê a ele uma perspectiva de quando estará melhor.

Se ele não entender, provavelmente é porque recebeu informações ridículas durante a vida, como gente dizendo que somos capazes de produzir a cada ano 10% a mais que no ano anterior (o que geraria um aumento exponencial similar aos juros compostos, e ninguém seria capaz de acompanhar a curva).

Talvez você não tenha um chefe, talvez seja estudante ou empresário. De qualquer forma, entender que nossa capacidade não é uniforme é essencial para você não se exigir demais quando não for possível oferecer mais.

Dito isso, vejamos como aumentar a produtividade em condições normais: com saúde, motivação e fora de eventos extraordinários.

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A verdade sobre procrastinação

A primeira dica que você sempre ouvirá sobre ser mais produtivo é evite a procrastinação.

Porém, para mim, a procrastinação só pode ser entendida dentro de uma gestão completa de tempo e recursos. Do contrário, você fica parecendo um procrastinador (um preguiçoso?), sem o ser.

Por exemplo: tenho o hábito de escrever todas minhas ideias e tarefas na primeira folha de papel em minha frente, assim que me vêm à mente (do contrário, esqueço).

Dessas tarefas, suponhamos que 8, eu costumo executar 1 no próprio dia, mais umas 2 no curto prazo e as próximas 5 jamais chegam a ser executadas e o post-it vai para o meu pequeno cemitério de bilhetinhos importantes.

Por que não faço as demais? Porque é impossível.

Sendo impossível fazer tudo, priorize.

Então, o erro não está em procrastinar, mas em eleger como critério para ser adiado aquilo que seja mais difícil de resolver. Enfim, adie o que for menos importante, não o mais complexo.

Mas isso não significa que você tenha que resolver imediatamente os assuntos complexos.

Normalmente, os assuntos complexos demandam reflexão. Particularmente, acredito tanto na reflexão ativa (quando separamos um tempo para pensar em algo), como em uma reflexão passiva, pelo subconsciente.

Essa reflexão subconsciente é a única explicação que vejo para o fato de eu tomar melhores decisões sobre assuntos complexos simplesmente por não decidir de imediato. Muitas vezes, eu tomo conhecimento do problema e, alguns dias depois, mesmo que não tenha parado um instante para conscientemente pensar a respeito, soluções “pipocam” do nada.

Enfim, suponho que o cérebro tenha sua maneira de continuar trabalhando enquanto dormimos ou descansamos. Não sou o único que pensa assim.

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A verdade sobre excesso de informação

Outra dica constante é evitarmos o excesso de informação.

Bom, eu acredito que só tem excesso de informação quem não tem um Projeto.

Um Projeto, seja ele profissional, financeiro, ou de relacionamentos, é a definição do norte, da ideia central, a partir da qual você traçará planos (os quais podem ser reformulados a todo momento, quando a realidade estiver diferente do imaginado), e os executará.

Projeto, então, para mim, é mais abrangente e mais rígido que “plano”.

Suponhamos que você, por exemplo, tenha o projeto de se tornar um grande consultor. Para isso, pode estabelecer o plano de fazer determinado treinamento, procurar clientes em tal ambiente, etc. Esse plano pode ser alterado, conforme as circunstâncias.

Em todo caso, tendo um Projeto, você não sofre de excesso de informação. Um Projeto lhe permite estabelecer o foco nas informações que são úteis ao seu objetivo principal. Todo o resto é informação a princípio inútil e você simplesmente pode não ouvir, ou descartar.

Quando tem um projeto, você corre atrás das informações necessárias para resolver problemas reais, práticos e imediatos. Essas informações são úteis, você as compreenderá de maneira mais fácil e as guardará na memória, por terem solucionado seus problemas.

Quando você não tem um projeto, informações diversas aparecem em sua frente, você tenta se agarrar a todas, mas não retem nenhuma e ainda fica com a sensação de que é incapaz de aprender. Tudo porque esse tipo de aprendizado é muito abstrato e desconexo da sua realidade/necessidade (essa é a fonte do “desastre” nas escolas).

Exemplo: a Liz, leu vários livros e apostilas sobre programação, entendia o que era dito, mas era incapaz de escrever uma linha de código ao final das leituras. Era tudo muito abstrato! Chegou a ter a sensação de que nunca seria capaz de aprender a programar. Talvez você tenha essa sensação ao estudar inglês, por exemplo.

Um belo dia, iniciou um projeto, mesmo que modesto, de criação de um blog. Para esse projeto, sentiu a necessidade real e imediata de resolver alguns problemas.

Em vez de buscar algo geral e abstrato, ela buscou soluções específicas para cada problema que lhe aparecia pela frente na execução do projeto. Depois de já ter perdido as esperanças há muitos anos, ela enfim aprendeu a programar, de maneira fluida e natural.

O excesso de informação deixou de existir a partir do momento em que ela passou a ter problemas pontuais – que precisavam ser superados – na jornada de execução de seu Projeto.

Ter foco é fundamental para se alcançar qualquer objetivo. Dentre outros benefícios, ele lhe ajuda a priorizar adequadamente e a filtrar informações úteis. Se quiser melhorar sua produtividade aumentando seu foco, sugiro assistir a essa interessante Série de Vídeos do Paulo Vieira.

lista de tarefas

Dicas rápidas de como melhorar a produtividade

Procure falar menos

Pessoas que falam o tempo todo buscam, na verdade, fugir do vazio que são. Quem fala demais não raciocina, não reflete, logo, não produz nada de bom ou profundo. Sábio é quem ouve e reflete, não quem só fala.

Evite ambientes com interrupções frequentes

Interrupções matam qualquer raciocínio. Se toda hora você é interrompido por alguém, provavelmente retorna à estaca zero de seu pensamento. Se necessário, busque outro ambiente para trabalhar e se concentrar.
Se você é interrompido frequentemente e isso não o atrapalha, fique ainda mais preocupado. As atividades que não exigem concentração são justamente aquelas mais fáceis de serem substituídas por máquinas ou por mão-de-obra barata, sem qualificação.

Haja em harmonia com os ciclos do seu corpo

Durma cedo, acorde cedo. Se você é do tipo de pessoa que acorda com muito pique, não o destrua com atividades matadoras da criatividade, como ler emails ou acessar mídias sociais. Busque logo cedo escrever (se essa for sua necessidade), ou praticar exercícios físicos.
Se você acorda mais lento, não tem problema, faça essas atividades de acordo com o que seu corpo pede.

Aceite desafios com frequência

Quem sempre possui um desafio a superar acaba se tornando uma pessoa mais produtiva.
Os desafios no trabalho, nas finanças ou até mesmo pessoais (aprender uma língua, uma dança, um instrumento, etc.) aumentam sua capacidade de lidar com situações novas, problemas novos e, portanto, deixam seu cérebro mais rápido.

Delegue!

O meu maior desafio, hoje, é aprender a delegar. Conheço pessoas altamente capazes de delegar. Uma até contratou alguém especificamente para responder emails e Facebook, se passando por ela.
O objetivo de quem delega é muito claro: concentrar-se nas tarefas cruciais, que não podem ser cumpridas por outras pessoas e transferir a algum prestador de serviços (transferir ao cônjuge não, por favor) aquelas que podem ser cumpridas por qualquer um.
Aspas: Infelizmente, tenho sido altamente centralizador. Um dos meus objetivos sérios é criar confiança no trabalho alheio e conseguir delegar.

lista de tarefas

A grande questão que ainda pode restar é: existe algum trade-off (dilema de escolha) na busca por mais produtividade? Em outras palavras: tenho que abrir mão de algo, por exemplo, o tempo com a família, para ser mais produtivo?

Bom, depende do seu conceito de produtividade.

Se você pensa que “24 horas por dia” (24H) são sua “matéria-prima”, existe, sim. Existe porque o tempo com sua família poderia ser alocado em sua atividade produtiva.

Por outro lado, se você pensa que sua matéria-prima é o que sobra de “24 horas por dia menos o tempo para si, menos o tempo para a família” (24H-TSF). Nesse caso, não há dilema de escolha.

A diferença de uma situação para outra é de ponto de vista.

Quem tem a primeira percepção (24H), tende a produzir mais, mas dedicar-se menos à família e cuidar-se menos.

Quem tem a segunda percepção (24H-TSF), em condições iguais, tende a produzir um pouco menos que o primeiro (pois obviamente tem menos horas para trabalho), ou necessitará aprimoramentos de rotina muito mais rígidos e avançados para igualar os resultados.

Com isso, chegamos à questão entre:

Qualidade e produtividade

Qualidade é sinônimo de produtividade?

Se pensarmos que na busca por eficiência você acabará eliminando distrações, priorizando tarefas importantes e aumentando o foco, automaticamente a qualidade no trabalho deve melhorar.

Um exemplo disso é eliminar os momentos em que trabalha e navega por sites de notícia ao mesmo tempo. Nessas horas, sua concentração está baixa e sua produção acaba ruim. Se está cansado, melhor se levantar e tomar uma água. É claro que você precisa de muita disciplina para fazer isso rigorosamente.

O aumento da sua produção só não tem qualidade quando ocorre sem aumento de produtividade. Por exemplo, se:

  • Você deixou de praticar exercícios físicos para trabalhar mais;
  • Você está trabalhando no computador até tarde da noite, forçando sua visão;
  • Você está vendo menos sua família, ou dando menor atenção a ela.

Nesses casos, é possível que se perca qualidade do trabalho executado, bem como qualidade de vida. Ambas estão em risco. Se você vê sua matéria-prima como 24H, maiores são seus riscos de cair nessa armadilha. Para os 24H, o importante é produzir mais, independente de efeitos indiretos.

Fatores temporários

Já o 24H-TSF sabe que é um ser humano e que algum fator temporário pode reduzir sua produtividade.

Desde que exista uma perspectiva, ou um plano, para recobrar essa capacidade perdida, creio que não há problemas (a definição de produtividade é, resumidamente, a capacidade de produzir). O grande problema é a baixa produtividade crônica.

Quem sofre disso é melhor rever rotina e hábitos e aprimorá-los o quanto possível. Do contrário, verá sempre os objetivos como algo impossível, inalcançável, enquanto outros vão lá e realizam.

Que tal começar hoje, colocando no papel o que você pretende aprimorar na sua rotina?

 

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Eduardinho é Auditor da Receita Federal e educador na área de Finanças Pessoais. Criador do método Carteira Rica de enriquecimento, o autor compartilha suas dicas neste blog e vai ajudar você a transformar o modo como lidar com seus investimentos.